Недавно общалась с бухгалтером одной компании. Она жаловалась, что налоговая попросила для проверки документы, а они уже сшиты в архив. И вот она расшивала архив, доставала документы, копировала, оставила пока архив не сшитым, вдруг еще что-нибудь попросят. А еще пришлось в срочном порядке обращаться к контрагентам, потому что не все документы, оказывается у неё были подписаны с другой стороны. В общем набегалась.
Действительно с ужесточением учета НДС, особенно, если вы хотите его возместить, все чаще налоговая просит всякие подтверждения, проводит встречные проверки.
Попадали ли вы в подобные ситуации?
Какие есть выходы:
Один вариант, например, можно со всеми контрагентами наладить электронный документооборот (ЭДО). Т.е. все документы накладные, акты, счета фактуры, подписывать электронно-цифровой подписью и отправлять контрагентам прямо из программы 1С, даже не распечатывая. Те со своей стороны получают документы, подписывают своей электронно-цифровой подписью и у них в 1С автоматически создается документ поступления от Вас. Вариант классный, но для этого нужно, чтобы у всех участников обмена были ЭЦП и настроен 1С:Электронный документооборот в программе учета. Тогда при любой проверке, просто распечатываете документы из 1С с ЭЦП и все тут. Правда не все пока доверяют этим электронным документам, не все контрагнеты соглашаются так обмениваться, налоговая по старинке просит все равно заверить «живой» подписью и печатью, но этот вариант, как ни крути ждет нас всех в будущем.
Другой вариант, поскольку больше доверия все же пока к «живым» подписям и печатям, то можно воспользоваться специальным модулем «Скан-Архив» (Разработчик 1С-Гэндальф). Уникальность «Скан-архива» в том, что работа ведется сразу в «1С:Предприятии 8». Программа переводит любой бумажный документ в скан-копию, при этом скан-образы подписанных документов автоматически (по штрих коду или по номеру и дате) прикрепляются к остальным документам прямо в «1С:Предприятие 8».
Остановлюсь на последнем варианте подробнее. Мы используем эту программу уже более года.
Как это работает:
Предварительно на печатные формы мы один раз настроили штрихкоды. Документы реализации стали распечатываться каждый со своим штрихкодом. Когда приходит подписанный от контрагента документ (акт или накладная, акт сверки), то для создания электронного архива мы сканируем один или несколько документов (примерно по 4 секунды на документ), далее программа автоматически по штрихкоду находит этот документ у нас в базе. Бухгалтер нажимает кнопку Прикрепить и все изображения прикрепляются к нужным документам в базе.
Для сканирования сразу больших пачек документов предназначены специальные потоковые сканеры, обрабатывающие до 60 листов в минуту (например, Canon DR-M160). Если у вас небольшой документооборот, то можно воспользоваться обычным сканером. Мы используем обычный.
Что мы получили благодаря «Скан-архиву»:
- Проверку полноты возвращенных документов в базе. Бухгалтер с определенной периодичностью формирует отчет и видит, какое документы не вернулись и просит контрагентов их вернуть. Раньше процент возвращенных документов у нас был не более 50, а сейчас 96 % уже второй год.
- Экономию времени и ресурсов. Если кто-то попросил у нас подписанные документы: контрагент или налоговая, то мы без промедления это делаем, как минимум за предыдущие два года, которые мы загрузили, потому что м мы имеем возможность мгновенного поиска копии любого документа.
- Упорядоченный архив непосредственно в базе «1С:Предприятие 8». Это очень удобно, чем просто где-то на сервере хранить. В реестре настроил отбор по нужным документам и вывел на печать – удобнее чем, просто файлы в папке, которые сложнее отсортировать по дате, контрагенту, группе контрагентов и т.д. (Зеленым цветом помечаются обработанные документы)
Что нам понравилось в «Скан-архиве»:
- легкость внедрения и независимое от контрагентов использование – в отличие от ЭДО; «Скан-архив» работает не зависимо от того, пользуются ли ваши контрагенты электронным документооборотом или нет
- не нужно обучать работе с программой большое количество сотрудников – достаточно обучить одного;
- быстрая и легкая первоначальная настройка – занимает 1-2 часа;
- низкая стоимость – сопоставима с зарплатой помощника бухгалтера за 0,5-2 месяца работы, в зависимости от варианта поставки;
- работа непосредственно в любых конфигурациях «1С»;
- все скан-копии хранятся в системе хранения данных, поэтому база не перегружается.
Цена о-о-очень демократичная, учитывая её ценность, и зависит от версии программы:
Базовая версия стоит 9600 и включает:
- Ведение архива документов
- Автоматическое штрихкодирование документов при печати
- Автоматическая привязка скан-образов к документам учетной записи «1С:Предприятия»
- Учет возвращенных и невозвращенных документов
- Контроль полноты архива
- Отбор и экспорт скан-образов документов по заданным условиям
- Ограничение по количеству скан-образов (500) в месяц
Стандартная версия стоит 48000 и не ограничена количеством скан-образов и количеством информационных баз, к которым можно подключить модуль.
Если хотите навести порядок в своих документах, то обращайтесь, с удовольствием продемонстрируем и расскажем более подробно как это работает, а так же поставим и настроим эту уникальную программу прямо в вашей 1С.