Ведите архив сразу в базе «1С:Предприятие 8» или как найти документ в архиве за 2 секунды
Активное развитие высоких технологий и повсеместная компьютеризация пророчит нам полный отказ от бумажных носителей информации и переход на электронный документооборот. Однако эксперты утверждают обратное: объемы бумаги в деятельности предприятий растут с каждым годом. Кроме того, бумага по-прежнему сохраняет большую юридическую значимость. Получается, что полный переход на безбумажный документооборот если и произойдет, то еще очень не скоро.
А пока миллионам организаций каждый день так или иначе приходится работать с бумажными документами, а значит, терять в огромных пыльных архивах уйму времени.
Представьте: чтобы собрать документы по одному контрагенту за долгий срок, бухгалтер тратит 2-3 часа. Идет в архив, ищет нужные документы, расшивает папки, копирует документы, сшивает папки и только после этого отправляет документы в контролирующие органы. А что делать, если оказалось, что контрагент его просто не вернул, а на пороге проверка?
Попадали ли вы в подобные ситуации?— Контрагент отказывался платить, пока вы не покажете документ, подтверждающий отгрузку.
- При налоговой проверке оказывалось, что не все документы на месте, приходилось в срочном порядке запрашивать их у клиентов.
- Сотрудники не возвращали все оригиналы документов в архив или не передавали их в бухгалтерию.
Задумайтесь, сколько нервов вы тратите, чтобы разобраться во всем и решить проблему?
А теперь представьте, что все это можно сделать за пару кликов с помощью программы «Скан-архив».
Уникальность «Скан-архива» в том, что работа ведется сразу в «1С:Предприятии 8». Программа переводит любой бумажный документ в скан-копию, при этом скан-образы подписанных документов автоматически (по штрих коду или по номеру и дате) прикрепляются к остальным документам прямо в «1С:Предприятие 8».
Для создания электронного архива необходимо отсканировать документы и загрузить их, а далее обо всем позаботится программа: отсканирует изображения, извлечет штрих коды и на их основе найдет все документы в информационной базе, к которым необходимо прикрепить изображение. Бухгалтеру останется только нажать кнопку «Прикрепить», и все электронные копии документов окажутся в программе «1С:Предприятие 8».
Cканирование и обработка одного документа займет всего 4,5 секунды.
Для сканирования сразу больших пачек документов предназначены специальные потоковые сканеры, обрабатывающие до 60 листов в минуту (например, Canon DR-M160).
С программой «Скан-архив» все документы будут под вашим контролем. Все, что вы искали часами – теперь всегда под рукой.
Что вы приобретете благодаря «Скан-архиву»:
- Проверку полноты возвращенных документов в базе
- Экономию времени и ресурсов
- Мгновенный поиск копии любого документа
- Упорядоченный архив непосредственно в базе «1С:Предприятие 8»
- Минимизацию ошибок
С программой «Скан-архив» вам не придется:
- нанимать дополнительных сотрудников для работы с архивом;
- тратить время на поиск и проверку документов;
- переплачивать за аренду дорогостоящих помещений для хранения документов;
- постоянно контролировать работу сотрудников.
Основные достоинства «Скан-архива»:
- легкость внедрения и независимое от контрагентов использование – в отличие от ЭДО;
- не нужно обучать работе с программой большое количество сотрудников – достаточно обучить одного;
- быстрая и легкая первоначальная настройка – занимает 1-2 часа;
- низкая стоимость – сопоставима с зарплатой помощника бухгалтера за 3 месяца работы;
- работа непосредственно в любых конфигурациях «1С»;
- «Скан-архив» работает не зависимо от того, пользуются ли ваши контрагенты электронным документооборотом или нет (в отличие от ЭДО);
- все скан-копии хранятся в системе хранения данных, поэтому база не перегружается.
Освободите себя от проблем с документами – ведите архив сразу в «1С:Предприятие 8» с программой «Скан-архив».
По вопросам приобретения программы Скан-Архив обращайтесь к нашим менеджерам 8-800-250-03-55.
