Случалось, ли у вас такое, что Вы поставили задачу подчиненному, а потом сами про неё забыли. Хорошо, если у подчиненного хорошая ответственность и он отчитался сам, что выполнил. Но, чаще, как правило, подчиненный может и выполнил задачу, в лучшем случае, но не сообщил об этом, пока сам не спросишь. Бывало – не выполнил задачу, а когда спрашиваешь – ой, забыл. Особенно больно это слышать, когда надо было выполнить «вчера», а сегодня уже поздно и вы упускаете нечто очень важное.
А было ли такое, что вот вы запланировали долгосрочную программу действий, да и не одну, расписали в excel, назначили ответственных, сроки. Раздали всем сотрудникам, а программа не выполняются. То ли вы забыли проконтролировать, то ли сотрудники забыли – неважно. Вот вы иногда поднимаете голову, выныриваете из текучки и вспоминаете, а что же мы там планировали, как-же там программа-то выполняется? Смотришь – никак. Позабыто-позаброшено, может что-то вначале и было исполнено, но потом все кануло в небытие. Если краткосрочные еще исполняются, то с долгосрочными, которые более чем на месяц, как правило, провал.
Вот вы выпустили приказ, надо срочно всех ознакомить с такой-то новой оргполитикой. Или вышла новая инструкция - Офис-менеджер бегает по всем, чтобы расписались, делает всем постам копии – столько бумажек…
В общем, у нас чем больше сотрудников становилось в компании, тем хуже стали исполняться поручения, приказы. Кто-то был завален поручениями, не успевая все выполнять в срок, руководители не понимали, насколько загружены их сотрудники. Как можно решить этот вопрос?
Мы давно смотрели в сторону автоматизации этого процесса. Мы ведь и сами разработчики 1С. Нам надо было построить такое решение, которое должно быть встроено в нашу учетную систему, поскольку не хотелось открывать кучу программ, которые все должны висеть открытыми, excel и другие, помимо нашей 1C:CRM, вдруг какое-то послание пропустишь. В то же время должна быть возможность видеть статистику загрузки каждого сотрудника, чтобы не получилось так, что одного перегрузили кучей задач, а другому ничего. Как говориться, кто ищет, тот всегда найдет. И вот мы увидели программу Комплексная Система Управления «Инсайт», которую разработали наши коллеги из компании «Инсайт-Альянс», там есть модуль Коммуникационный центр. Мы внедрили его у себя в компании, прямо в нашу 1С:CRM буквально за пару дней. Подключили всем сотрудникам, провели им небольшую демонстрацию, и поскольку все было просто и интуитивно понятно, то быстро ввели её в эксплуатацию. Сразу же стало легче, послания и задачи стали исполняться с небывалой скоростью, у нас появилось облегчение от того, что теперь мы ничего не упустим и можно спокойно выполнять свои обязанности, не думая о каких-то, возможно, забытых задачах и поручениях. Тут все под рукой и система напомнит, если что. Как только мы сформировали какую-то программу в модуле Стратегического планирования, то тут же все задачи программ так же стекаются в Коммуникационный центр, и сотрудники видят каждый свою задачу общей программы в своем списке. Это гарантия того, что задача не потеряется и у программы будет больше шансов, что она выполнится.
Вот что мы получили уже за пару недель работы в программе:
- Назначенные задачи и послания моментально доходят до нужного сотрудника или поста, и мы только отслеживаем выполнение циклов. Когда на разных этапах задачи нужно задействовать несколько сотрудников, в модуле «Коммуникационный центр» мы видим, кто из них и когда получил задачу, что сделал для ее выполнения и кому передал дальше, - и таким образом многократно повышаете эффективность взаимодействия.
- Мы можем наглядно контролировать исполнение. В отдельной вкладке модуля «Коммуникационный центр» мы видим все поставленные задачи со сроками и добиваемся их выполнения значительно легче и быстрее. Если красным – значит просрочка – надо обратить внимание.
- Можно направить задачу не только конкретному сотруднику, но и целому отделу, и всем, кто занимает определенную должность. Например, задачу для менеджера по продажам мы можем отправить на пост, и ее увидит и возьмет на выполнение менеджер, который освободится первым.
- Создавать направляющие формы согласно орг.политик и регламентов компании, пользуясь удобным графическим редактором.
- Легко контролировать выполнение программ и бизнес-процессов с помощью различных отчетов, видеть загрузку сотрудников, когда и у кого завал и просрочка в задачах.
А в следующих статьях я расскажу про то, как мы автоматически управляем на основе статистик и показателей (KPI) при помощи модуля «Сатистики».
Теперь мы официальные партнеры по внедрению КСУ «Инсайт» и можем помочь наладить коммуникации и в Вашей компании.
Обращайтесь, мы с удовольствием продемонстрируем и покажем, как это легко и просто!